Zoom | Ablaufplan für Webinare

15min

In diesem Artikel geht es um die Checkliste für größere digitale Veranstaltungen

Information

Hier können Sie die vollständige Checkliste herunterladen:

Zielsetzung

Zielsetzung dieser Anleitung ist die Unterstützung für den Ablauf von digitalenVeranstaltungen mit der Lizenz “Webinar” in Zoom.

Administratorische Aufgaben im Vorfeld

Webinar über das Formular anmelden.
Sollte das Team noch keine oder wenig Erfahrung in Zoom-Webinaren haben, dann planenund beantragen Sie 1-2 weitere Webinare zum Üben(Zoom-Webinare sind anders in derHandhabung als normale Zoom-Meetings, deshalb sollten die Funktionen auch direkt ineinem Zoom-Webinar getestet und geübt werden.)
Verteilen Sie die Rollen im Team und erteilen Sie allen Teammitgliedern die benötigtenSystem-Rollen/Rechte(-> Siehe Abschnitt: Rollen).
Nominieren Sie eine Ersatz-Person, für den Fall, dass jemand kurzfristig ausfällt, undvergeben Sie die dafür benötigten System-Rollen/Rechte.
Legen Sie einen Notfall-Kommunikationskanal für das Webinar fest und informieren Sie alle darüber.

Übungs-/ Testwebinar wenige Tage vor dem Webinar

Stellen Sie sicher, dass alle Personen die ihnen übertragenen Aufgaben durchführen könnenund sich dabei sicher fühlen(Bedenken Sie, dass es beim Üben Sinn macht, dass alleSystem-Rollen einmal in der Übungssitzung besetzt sind: Teilnehmer, Diskussionsteilnehmer,Host/Co-Host).
Alle Einstellungen wurden getestet und aus den unterschiedlichen Systemrollen heraus zueiner Überprüfung gebracht.

Übungssitzung am Tag des Webinars (mind. +30 min vor dem Start des Webinars)

Stellen Sie sicher, dassjede Person im Webinarteam Mikrofon und Kamera einschalten kann.
Testen Sie das Bildschirm-Teilen durch die Hauptverantwortlichen und das Backup-Team.
Überprüfen und passen Sie ggf. die Einstellungen für Chat und Q&A an.

Starten des Webinars

Informieren Sie alle Teilnehmer_innen, dass jetzt gestartet (“Live geschalten”) wird.
Starten Sie das Webinar aus der Übungssitzung heraus.
Kontrollieren Sie, ob die Aufzeichnung läuft - oder starten Sie diese manuell.

Wichtige Hinweise

Alle Hosts/Co-Hosts können das Webinar starten. Briefen Sie alle Personen mit diesenRechten, um ein versehentliches “Live-Schalten” des Webinars zu vermeiden.
Wenn die automatische Cloudaufzeichnung aktiviert ist, startet diese erst mit dem “Live-Schalten” des Webinars.
Dokumente zum Teilen, wie beispielsweise Präsentationen, sollten vorab im Team geteiltwerden, damit gegebenen Falls jemand bei technischen Problemen einspringen kann